home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / TM23.ARJ / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-08-26  |  47KB  |  1,141 lines
  1.                          Task Master 2.3
  2.              Copyright (c) Robert K. Summers 1988-91
  3.                       All Rights Reserved.
  4.   Distributor: RKS Software, 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA
  5.  
  6.  
  7. Task Master is an all-purpose project tracking program.  Its
  8. purpose is to help you keep track of office tasks, projects,
  9. assignments, correspondence, and other work - easily.
  10.  
  11. Task Master is extremely easy to use.   If you take 10 minutes to
  12. read this Manual, you will be up and running with Task Master right
  13. away. We think you will like it.
  14.  
  15. LICENSE STATEMENT
  16.  
  17. Shareware testers - Task Master is protected by U.S. Copyright law,
  18. and is NOT public domain software.  You are hereby granted a
  19. limited license to make an evaluation copy for trial use on a
  20. private, non-comercial basis for the express purpose of determining
  21. whether Task Master is suitable for your needs.
  22.  
  23. At the end of this trial period, not to exceed 30 days, you should
  24. either register your copy or discontinue using Task Master.
  25.  
  26. Registered owners - registered owners are licensed to use their
  27. registered copy on a single machine and to make archival copies for
  28. the sole purpose of backing up the program.  Task Master may be
  29. moved from one computer location to another, so long as there is no
  30. possibility of it being used at one location while it is being used
  31. at another.
  32.  
  33. REGISTRATION:
  34.  
  35. You may register by sending in the form below with a check for $35.
  36.  
  37. BENEFITS OF REGISTRATION:
  38.  
  39. Registered owners will receive a licensed copy of the most recent
  40. version of Task Master.
  41.  
  42. Notification of future upgrades of Task Master, available at a
  43. reduced rate.
  44.  
  45. Technical support for any problems or questions.
  46.  
  47.  
  48. HOW TO REGISTER
  49.  
  50. Complete the form at the end of this MANUAL.DOC file, and send it
  51. to us along with your $35 registration fee.
  52. Page 2
  53.  
  54. USER GROUPS / SHAREWARE DISTRIBUTORS / ELECTRONIC BULLETIN BOARDS
  55.  
  56. PC user groups, shareware distributors, and electronic bulletin
  57. board operators are welcome to add Task Master to their libraries.
  58. We would appreciate notification that you have added Task Master to
  59. your library.
  60.  
  61. If you have received Task Master through a user group, a shareware
  62. distributor, or an electronic bulletin board, please remember that
  63. any diskette fee you paid DOES NOT constitute licensing the
  64. software, and you are still obligated to register if you decide to
  65. use Task Master.
  66.  
  67. SHARING TASK MASTER WITH OTHERS
  68.  
  69. We encourage you to give a copy of Task Master to others so they
  70. can try it out and see if they would like to register for their own
  71. copy.
  72.  
  73. DISCLAIMER
  74.  
  75. Task Master is licensed without any warranty of merchantability,
  76. fitness of particular purpose, performance, or otherwise; all
  77. warranties are disclaimed.  By using Task Master, you agree that
  78. RKS Software, Inc. will not be liable to you or any third party for
  79. any use of (or inability to use) this software, or for any damages
  80. (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software, Inc. or its
  81. agents are apprised of the possibility of such damages occuring. 
  82. In no event shall RKS Software, Inc. be liable for any loss of
  83. profit or any other commercial damage, including but not limited to
  84. special, incidental, consequential or other damages.  The entire
  85. risk related to the quality and performance of the program is on
  86. you.
  87. Page 3
  88.  
  89.                          SOME QUESTIONS
  90.  
  91. What is Task Master?
  92.  
  93. Task Master is a very powerful, yet easy to use project management
  94. program.  With it, you can create a file of projects, assignments,
  95. tasks, etc., and easily keep track of all the work going on in the
  96. office. You can query it for any selected subset of records, e.g.,
  97. all of Smith's delinquent projects. You can produce reports in any
  98. of several formats, or design your own reports. It has a
  99. sophisticated pop-up appointment calendar, a pop-up calculator, and
  100. other useful business tools.  
  101.  
  102. What equipment do I need?
  103.  
  104. Task Master is designed to work on any IBM PC/XT/AT/386 or
  105. compatible computer, with a monochrome or color monitor.  It
  106. requires 384K of working memory.  Task Master works with any dot
  107. matrix or laser jet printer.
  108.  
  109. Task Master is designed for use on a hard disk system.  If you do
  110. not have a hard disk, you may want to consider a less powerful
  111. project management program.
  112. Page 4
  113.  
  114.                           INSTALLATION
  115.  
  116. Make a working copy of the program disk and put the original away
  117. in a safe place.
  118.  
  119. INSTALLATION ON 3 1/2 INCH DRIVE:
  120.  
  121. 1. Place the working disk in drive A and type TMASTER.  The program
  122. files will be extracted automatically.
  123.  
  124. 2. Erase the TMASTER.EXE file from the working disk.
  125.  
  126. 3. Type TM to start the program.
  127.  
  128. INSTALLATION ON A HARD DISK:
  129.  
  130. 1. Place the distribution disk in drive A.
  131.  
  132. 2. Type INSTALL plus the letter of the drive on which you wish to
  133. install Task Master.  Example: INSTALL C <press Enter>.
  134.  
  135. 3. The install program will copy the TMASTER.EXE file from the
  136. floppy distribution disk to the specified drive, in a directory
  137. called TM. The install program will extract the Task Master files
  138. from TMASTER.EXE and start Task Master for you.
  139.  
  140. 4. To start Task Master any time in the future, go to the TM
  141. directory, and type TM.
  142.  
  143. If you have downloaded TMASTER.EXE from a BBS and do not have the
  144. install ogram, just create a directory called TM on your hard disk,
  145. copy TMASTER.EXE into the directory, and type TMASTER.  When the
  146. files have been extracted, just type TM to start the program.
  147.  
  148. TMASTER.EXE is not changed when the working files are extracted
  149. from it. You can put it on another PC and use it to extract the
  150. Task Master working files for use on that machine.  Task Master is
  151. completely portable inside TMASTER.EXE.
  152.  
  153. Page 5
  154.  
  155.                          CONFIG.SYS FILE
  156.  
  157. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  158. computer. It should be in the root directory of your fixed disk. If
  159. you do not already have a CONFIG.SYS file you should create one
  160. that has these two lines:
  161.  
  162.                             FILES=21
  163.                            BUFFERS=16
  164.  
  165. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include settings
  166. for files and buffers, you should add the two lines above to the
  167. file.  You can do it with any text editor.  If your CONFIG.SYS file
  168. already contains settings for files and buffers greater than these,
  169. you can leave them as they are.
  170.  
  171. In most cases, Task Master will be able to detect whether you have
  172. a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome monitor
  173. and the Task Master screens appear to have a bright, washed out
  174. look, type TM M to start Task Master.  The extra M tells Task
  175. Master to use monochrome, not color.
  176.  
  177.  
  178.                       STARTING TASK MASTER
  179.  
  180. Go to the Task Master directory on your hard disk. Type TM at the
  181. DOS C> prompt to start Task Master.  The first time you run Task
  182. Master it will automatically create the master database, called
  183. PROJECTS.DBF, and other necessary program files.
  184.  
  185. Opening Screen - the opening screen contains our copyright
  186. statement and registration ID.
  187.  
  188. The next screen displays the message "Updating for delinquent
  189. projects." TM is checking for projects with due dates earlier than
  190. today's date.  If it finds any, their status code will be changed
  191. to DEL (delinquent).
  192.  
  193. Page 6
  194.  
  195.                            MAIN MENU:
  196.  
  197. You can use any or all of the fields in each record to record
  198. project data.  Here is what each field is designed for.
  199.  
  200. Number: TM automatically numbers your records from 1001 to 99999.
  201. When you hit record 100000, TM will start over at 1001 again.
  202.  
  203. Type: This field allows you to categorize your records according to
  204. any "types" you want.  As you will see below, one of your report
  205. options is to produce a project report categorized by type.
  206.  
  207. You can invent any "types" you want, e.g., CORR (correspondence),
  208. MED (medical), NY (New York), HIPRO (high priority), etc.
  209.  
  210. We suggest you record the types you invent in the TYPES look-up
  211. database accessed through the main menu VIEW option (discussed
  212. below). The TYPES look-up database does not interact with the
  213. program in any way.  It is just there so you have an on-line place
  214. to record your "types" codes for reference.
  215.  
  216. Project: This field allows you to record the name of the project.
  217.  
  218. Description: This field allows you to describe your project.
  219.  
  220. Assn Office: This field allows you to record the abbreviation of
  221. the office to which the project is assigned.  The OFFICES look-up
  222. table accessed through the VIEW option on the main menu, allows you
  223. to record the abbreviation and the full name.  TM uses this look-up
  224. table to print the full office name on project control forms.
  225.  
  226. Contact: This field allows you to record the name/phone of the
  227. person to contact for information about the project.
  228.  
  229. Assigned: This field allows you to record the date the project was
  230. assigned.  TM automatically assigns today's date as a convenience,
  231. but this may be over-typed.
  232.  
  233. Due: This field allows you to record the project due date.
  234.  
  235. Completed: This field allows you to record the date the project was
  236. completed. When you enter a date in this field, TM automatically
  237. places COM (completed) in the Status Code field.
  238.  
  239. Curr Status: This field allows you to record a narrative
  240. description of the current status of the project.
  241. Page 7
  242.  
  243. Status Code: This field allows you to record the current status
  244. code of the project.  TM uses three status codes automatically. 
  245. You may add any others you want.  The three standard TM status
  246. codes are WIP for Work in Progress, COM for Completed, and DEL for
  247. Delinquent. One of your report options is to produce a project
  248. report categorized by status code.
  249.  
  250. WIP is assigned automatically when you add a new record.
  251.  
  252. The CODES look-up table accessed from the main menu VIEW option
  253. shows the three standard status codes.  If you invent any other
  254. status codes, this is a good place to record them for future
  255. reference.
  256.  
  257. Comments: This field allows you to record any comments or notes you
  258. may have about the project.
  259.  
  260. When you have finished adding data for a new record, TM will ask
  261. you if you want to save the record.  If you answer no, TM will
  262. return you to the main menu. If you answer yes, TM will add the new
  263. record to the database, and ask you if you want to print a project
  264. control form.
  265.  
  266. The project control form is designed to provide a working cover
  267. sheet for the project documents.  When the project is completed it
  268. can be filed with the project papers to document project history.
  269.  
  270. If you have created a memo (F2 key) for this project, it will be
  271. printed on the bottom half of the project control form.
  272.  
  273. You may select any main menu option by pressing the first letter of
  274. the option, or by placing the lite-bar over the option and pressing
  275. the Enter key.
  276.  
  277. Add: Select this option to add new records.
  278.  
  279. Edit: Select this option to edit any record.
  280.  
  281. Next: Select this option to display the next record.
  282.  
  283. Previous: Select this option to display the previous record.
  284.  
  285. Find: Select this option to display any desired record.
  286.  
  287. Zap: Select this option to delete the current record.
  288. Page 8
  289.  
  290. Reports: Select this option to display a list of available reports.
  291. There are five fixed-format reports, plus a user-defined report.
  292.  
  293. If you select one of the fixed format reports, you will be given
  294. the option of sending the report to the printer, screen, disk
  295. file, of the form letter file.  Send the report to a disk file if
  296. you want to edit the report with your favorite word processor.
  297. Send the report to the form letter file if you want to edit the
  298. report with Task Master's word processor.
  299.  
  300. The user-defined report is quite powerful. It allows you to create
  301. your own reports, and save the report specifications for future
  302. use. You can create an unlimited number of user-defined reports.
  303. See Appendix C - Report Writer for details of operation.
  304.  
  305. Services: Select this option to display a list of important
  306. utilities.
  307.  
  308. A - Reindex files - Task Master uses automatically maintained files
  309. called indexes to keep your records in order by number, due date,
  310. office, type, and status code.  Power outages, power surges,
  311. brownouts (voltage reductions), or other power-related problems
  312. affecting your system can adversely affect these index files
  313. without your knowing it. If your records ever seem to be out of
  314. sequence, just use this feature to rebuild the index files. 
  315.  
  316. B - Purge completed records - This feature allows you to keep your
  317. file up to date by getting rid of records of completed projects. 
  318. We suggest that before you purge completed project records, you set
  319. the filter to completed records and print a copy of report # 1 so
  320. you will have a file copy of the records for future reference.
  321.  
  322. C - Print control sheet - This feature allows you to print a
  323. duplicate copy of the project control form, e.g., in case the
  324. original is damaged.
  325.  
  326. D - Write form letter - this is a form letter utility which you may
  327. use to prepare form letters.  You can merge data from your records
  328. into your form letters, and them print them.  See the instructions
  329. which are part of the form letter utility. Memo field data cannot
  330. be merged.
  331.  
  332. E - Pack memo file - Any memos you create with the F2 option are
  333. stored in the PROJECTS.DBT file on your disk.  Because of the way
  334. this file stores your memos, some dead space can accumulate over
  335. time.  If you use the F2 option to attach memos to your records,
  336. you should periodically use this feature to "pack", or reduce the
  337. size of, the memo file on the disk. This will assure that
  338. PROJECTS.DBT takes up the minimum amount of space on your disk.
  339. Page 9
  340.  
  341. Files created with the form letter utility are also stored in memo
  342. fields in the FORM.DBF file (created automatically the first time
  343. you use the word processor).  This procedure packs this file too.
  344.  
  345. F - Set next number - Use this feature to manually set the next
  346. project number.  The next number to be assigned is shown.  Changing
  347. the next number is normally NOT something you would want to do,
  348. since Task Master takes care of numbering projects in exact
  349. sequential order for you. However, if you want to reset the next
  350. number to one of your own choice, you can do it here.  As in all
  351. parts of Task Master, you can press Esc to back out of this
  352. procedure if you change your mind and decide not to change the next
  353. number.
  354.  
  355. G - Set date format - Use this feature to select the date format
  356. you prefer.
  357.  
  358. H - Toggle auto-statcode - Use this feature to turn the automatic
  359. status code update on or off.  When you toggle the automatic status
  360. code update off, Task Master will not automatically check for
  361. delinquent records when the program starts, and will not
  362. automatically change the status code when you edit records.  All
  363. status codes must be entered manually when automatic status update
  364. is toggled off.
  365.  
  366. I - DOS Gateway - Use this option if you want to temporarily leave
  367. Task Master and go to DOS.  While at the DOS level you may do
  368. anything you want, including running another program such as 1-2-3
  369. or dBASE.  To return to Task Master, just type EXIT at the DOS
  370. prompt.  The DOS gateway feature is only available if you are using
  371. DOS version 2.21 or higher.
  372.  
  373. J - Report/form heading - Use this option to change the heading on
  374. the project control form and reports.
  375.  
  376. K - Print Users Manual - Use this option to print the Users Manual.
  377.  
  378. View: Select this option to browse through the records of your main
  379. PROJECTS database and the three look-up databases.  This option,
  380. like all others, obeys the filter condition.  You may not add or
  381. edit project records in View mode.  You may browse through them,
  382. and you may press enter or Esc to select the record you want to
  383. look at when returned to the main menu.
  384.  
  385. You may add or edit records in the Codes, Offices, and Types
  386. databases. To edit a record in View mode, select the record/field
  387. you want to edit, press the Enter key to enter the field, edit what
  388. you want, and press the Enter key to exit the field.  Press the Esc
  389. key to exit View mode and return to the main menu.
  390. Page 10
  391.  
  392. L - Copy to ASCII/Floppy - Use this option to copy your records to
  393. an ASCII format file or to another disk for backup purposes.  The
  394. ASCII file is in the standard comma/quote delimited format which
  395. can be read by WordPerfect and other word processing software
  396. programs.
  397.  
  398. Quit: Select this option to quit TM.
  399. Page 11
  400.  
  401.                           FUNCTION KEYS
  402.  
  403. F1 function key - press F1 to display the Users Manual.
  404.  
  405. F2 function key - use this feature to view or edit the text in the
  406. memo field of the current record.  You may enter any text you want. 
  407. We suggest you keep your comments short, however, since disk space
  408. used for memos means less space available for records.  Press
  409. Ctrl-W to save any changes.  Press Esc to exit without saving
  410. changes.
  411.  
  412. F3 function key - use this feature to select the index, or order,
  413. of your records. The default order is due date.  When Task Master
  414. starts, you will be looking at the project with the earliest due
  415. date.  With the F3 function key, you may set the order of your
  416. records to due date, number, type, status code, or office.  A small
  417. arrow will point to the active order.  When you select Next,
  418. Previous, F8-first record, F9-last record, or View the Projects
  419. database, the order of your records will obey this setting.
  420.  
  421. F4 function key - use this feature to make a copy of the current
  422. record. The copy will automatically be assigned the next project
  423. number.
  424.  
  425. F5 function key - use this feature to display a pop-up calendar and
  426. appointment notepad.  Press Esc to make it disappear.
  427.  
  428. F6 function key - This is a useful calculator that includes all the
  429. basic operators: addition (+), subtraction (-), multiplication (*),
  430. and division (/), plus exponentation (^) and a full-featured
  431. memory. Whenever you press an operator ('+', '-', '*', '/', or
  432. '^'), the previous number is shown above the display window. This
  433. is handy for when you are processing a list of numbers and forget
  434. where you were.
  435.  
  436. Memory Functions: To access memory functions, press "M", then one
  437. of the flashing keys:
  438.  
  439.     'R' -- recall number stored in memory
  440.     'C' -- clear memory (reset to zero)
  441.     '+' -- add current number to number stored in memory
  442.     '-' -- subtract current number from number stored in memory
  443.     '*' -- multiply number stored in memory by current number
  444.     '/' -- divide number stored in memory by current number
  445.  
  446. F7 function key - use this feature to display your record count.
  447. Remember that everything obeys the filter.  With a filter set, this
  448. feature will tell you how many records you have that meet the
  449. filter condition.  This can be extremely useful when someone wants 
  450. to know how many projects of a certain kind there are.
  451. Page 12
  452.  
  453. F8 function key - go immediately to the first record.
  454.  
  455. F9 function key - go immediately to the last record.
  456.  
  457. F10 function key - this is one of your most powerful features. Use
  458. this feature if you want to work with a selected sub-set of your
  459. records.
  460.  
  461. You can choose the Quick Filter, or the Complex Filter.  The Quick
  462. Filter allows you to define a simple filter condition very quickly.
  463. The Complex Filter allows you to define rather sophisticated filter
  464. conditions.
  465.  
  466.                           QUICK FILTER
  467.  
  468. Use this to define simple filter conditions. For example, if you
  469. want to work with only those records where "Smith" is contained
  470. somewhere in the Comments field, enter SMITH on the Comments line
  471. of the filter-setting screen.  Press the PgDn key and you will be
  472. working with only that subset of records.  If you were interested
  473. only in the delinquent (DEL) Smith records, you would also enter
  474. DEL on the Status Code line.
  475.  
  476. You cannot include the Number field in a quick filter, but you can
  477. include the Memo field.  If you want to include only those records
  478. that have the word Indian ANYWHERE in the Memo field, just enter
  479. INDIAN on the memo line of the filter screen.
  480.  
  481. Look at the three date lines of the quick-filter screen.  There are
  482. two date blocks on each date line, preceeded by >= (greater than or
  483. equal to) and <= (less than or equal to) signs.  You can specify a
  484. time period for the filter by entering dates in the date blocks. 
  485. You can use the first date block by itself or in combination with
  486. the second date block to specify a precise time period.
  487.  
  488. For example, if you wanted to set the quick-filter for all
  489. delinquent projects where the word Smith was contained somewhere in
  490. the Comments field and the projects were assigned between 09/01/88
  491. and 10/15/88, you would enter "08/31/88" and "10/16/88" on the
  492. Assigned line, "DEL" on the Status Code line, and "SMITH" on the
  493. Comments line. Press the PgDn key and you will be working only with
  494. those records that meet the filter condition.
  495.  
  496. If you wanted to set the filter for only those projects assigned on
  497. one specific day, enter just that date in the first date block.
  498. Page 13
  499.  
  500.                          COMPLEX FILTER
  501.  
  502. This feature lets you use a sophisticated Query Builder to
  503. construct more complex filter conditions. With it you can define
  504. very complex filter conditions and save these definitions for
  505. future use.  Although very sophisticated, it is very intuitive to
  506. use.  After you have added several records, you should experiment
  507. with this filtering feature so you can see how powerful it can be.
  508. See Appendix A for details.
  509.  
  510. The filter condition you select affects everything TM does,
  511. including reports. You do not need to use this feature if you don't
  512. want to, but if you experiment with it and understand its power,
  513. you will use it often.
  514.  
  515. When you set a filter condition, a "filter on" reminder message
  516. will appear to remind you.  When you clear the filter, the message
  517. disappears.
  518.  
  519. When you set a filter condition, EVERYTHING YOU DO conforms to the
  520. filter, including printing reports.
  521.  
  522. Page 14
  523.  
  524.                    APPENDIX A - QUERY BUILDER
  525.  
  526. The query builder allows you to define a condition which a record
  527. must meet in order for the record to be used by your application. 
  528. When you Quit the query builder with a query active, your
  529. application will have access to only those records which meet the
  530. query condition.  
  531.  
  532. Think of the query condition as a filter. Records that do not meet
  533. the query condition are temporarily filtered out. The other records
  534. in your database are still there, but they are temporarily hidden.
  535.  
  536. You can turn the query (filter) off by selecting Zap from the query
  537. builder menu.  All your records are now available to your
  538. application.
  539.  
  540. When you select the query builder, you will be presented with the
  541. following menu:
  542.  
  543.                        Build a new Query
  544.                        Add to current query
  545.                        Count matching records
  546.                        Zap (remove) existing Query
  547.                        Save current Query to disk
  548.                        Restore Query from disk
  549.                        Delete stored queries
  550.                        What is current Query
  551.                        Edit current Query
  552.                        View records matching Query
  553.                        Quit
  554.  
  555. Build a New Query:  When you select this option, you will be
  556. presented with a list of the fields in the database you are working
  557. with.  Here is an example:
  558.  
  559.  
  560.                        Database Field List
  561.                        < Deleted? >
  562.                        ITEM
  563.                        AMOUNT
  564.                        DATE
  565.                        CHECK_NO
  566.                        TO
  567.                        CATEGORY
  568.                        COMMENTS
  569.                        OK
  570.                        MEMO
  571. Page 15
  572.  
  573. Place the lite bar over the field you want, and press Enter to
  574. select the field.
  575.  
  576. If you select the Deleted? option, you will be prompted to answer
  577. T (True/Yes), or F (False/No).  T (True/Yes) means you want to
  578. include 'deleted' records in your query. If you answer F
  579. (False/NO), this means you want to exclude 'deleted' records from
  580. the query condition.  A 'deleted' record is one which has been
  581. marked for deletion but has not yet been purged, or packed, from
  582. the database.  In most cases, you will ignore this option.
  583.  
  584. When you select a field, you will be asked if you wish to further
  585. define the field with the Expression Builder.  The default answer
  586. in No. In most cases, this is what you will want. If you have some
  587. particular need to further refine the selection of data in the
  588. field you have chosen, answer Yes, and you will be presented with
  589. the Expression Builder. See the Expression Builder section for
  590. details on this feature.
  591.  
  592. If you have selected a character type field, the query builder will
  593. display a menu of choices, as follows:
  594.  
  595.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  596.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  597.                     <   (LESS THAN)
  598.                     >   (GREATER THAN)
  599.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  600.                     >=  (GREATER OR EQUAL TO)
  601.                     $   (CONTAINS)
  602.                     !$  (DOES NOT CONTAIN)
  603.                     ?*  (WILDCARD MATCH)
  604.                     S   (IS SIMILAR TO)
  605.                     B   (BEGINS WITH)
  606.                     E   (ENDS WITH)
  607.  
  608. If you have selected a numeric type field, the query builder will
  609. display a menu of choices, as follows:
  610.  
  611.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  612.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  613.                     <   (LESS THAN)
  614.                     >   (GREATER THAN)
  615.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  616.                     >=  (GREATER THAN OR EQUAL TO)
  617.  
  618. Select the appropriate option, and the query builder will prompt
  619. you as necessary to complete your specification for the field you
  620. have selected. 
  621. Page 16
  622.  
  623. The query builder will then present the following menu of choices:
  624.  
  625.                          DONE
  626.                          AND
  627.                          OR
  628.                          AND NOT
  629.                          OR NOT
  630.  
  631. For many simple queries, you can select DONE.  When first learning
  632. and experimenting with the query builder, you will probably want to
  633. select DONE and use the 'View records matching query' option to see
  634. the results of your query specification.
  635.  
  636. If you wish to include other field specifications in the
  637. query expression, you can select one of the other options, as
  638. appropriate, and repeat the same procedure as above.
  639.  
  640. An example may help. Let's say your query expression at this point
  641. is something like LASTNAME = "SMITH", and you wanted to work with
  642. only those SMITH's who live in California. Assuming your database
  643. contains a two character STATE field, you would:
  644.  
  645.      1. select AND instead of DONE.
  646.      2. select STATE from the field list.
  647.      3. select EXACTLY EQUAL TO or CONTAINS
  648.         (CONTAINS is often better)
  649.      4. enter CA for the state name.
  650.      5. select DONE.
  651.  
  652. Your query expression now contains the appropriate references to
  653. both fields.
  654.  
  655. When you have created your query expression, Query Active will
  656. flash on the screen. You can now select another option from the
  657. query builder menu.  If you Quit the query builder, your
  658. application will filter your records so that only those records
  659. meeting the query (filter) condition will be used.  
  660.  
  661. Add to Current Query:  Select this option to add more
  662. specifications to your query expression.
  663.  
  664. Count matching records:  Select this option to have the query
  665. builder count the number of database records that meet the query
  666. condition you have specified.
  667.  
  668. Zap (remove) existing query:  Select this option to remove the
  669. existing query condition.  This restores access to all the database
  670. records. Page 17
  671.  
  672. Save current query to disk:  Select this option to save the current
  673. query condition so you can use it later without having to redefine
  674. it.  When you select this option, you will be prompted for a
  675. description of the query condition.  Enter any description you
  676. want.
  677.  
  678. Restore query from disk:  Select this option to restore a
  679. previously saved query condition.
  680.  
  681. Delete stored queries:  Select this option to have the query
  682. builder display a list of stored queries. Select the one you want
  683. to delete and the query builder will remove it from the query file.
  684.  
  685. What is current query:  Select this option to have the query
  686. builder display the current query.
  687.  
  688. Edit current query:  Select this option if you want to manually
  689. edit the current query condition. Unless you are an experienced
  690. database programmer, you will probably not want to do this.
  691.  
  692. View records matching query:  Select this option to view the
  693. records which match the query condition you have specified. 
  694.  
  695. Quit:  Select this option to quit the query builder and return to
  696. your application.
  697.  
  698. The query builder can seem daunting at first.  We suggest you
  699. simply experiment with it, building simple query conditions to get
  700. the feel of it.  As you become more comfortable with how it works,
  701. try more complex queries.  Remember to save queries which you may
  702. use again. This will save you the trouble of redefining them.
  703.  
  704. Page 18
  705.  
  706.                  APPENDIX B - EXPRESSION BUILDER
  707.  
  708. The Expression Builder allows you to further define the field of
  709. data you want to use.  It presents you with a menu of choices
  710. appropriate to the type of field you have selected, i.e.,
  711. character, numeric, date, logical, or memo field.
  712.  
  713. Here are the choices if the field type is character:
  714.  
  715.  
  716.                E X P R E S S I O N   B U I L D E R
  717.  
  718.         QUIT         and return current expression
  719.         TEST         against database (WYSIWYG)
  720.  
  721.         UNDO         last change
  722.         HELP         help with expression builder
  723.         EXTRACT      subset or rearrange
  724.         JUSTIFY      left right centered
  725.         CASE         uppercase lowercase proper
  726.         MOVE         spaces to end of string
  727.         ADD          or imbed characters
  728.         SUBSTITUTE   one value for another
  729.         DIFFERENT    change to date or numeric
  730.  
  731.  
  732. QUIT: Select this option to leave the expression builder.
  733.  
  734. TEST: Select this option to test your expression against the
  735. current database.
  736.  
  737. UNDO: Select this option to undo your most recent change while
  738. using the expression builder.
  739.  
  740. HELP: Select this option for brief help on using the expression
  741. builder.
  742.  
  743. EXTRACT: Select this option if you wish to work with only those
  744. records that contain a desired portion of the data in the character
  745. field. For example, assume the character field you have selected
  746. contains a ten character code, and you want to work with only those
  747. codes that contain A99 in the first three spaces. You could select
  748. EXTRACT, then Left 3 characters on the next screen. The query
  749. expression would become LEFT(ITEM,3).
  750.  
  751. Page 19
  752.  
  753. After Quitting to the next screen, you would specify EXACTLY EQUAL
  754. TO, and then A99.  If you then Viewed records matching the Query,
  755. you would see only records which contained A99 in the first three
  756. spaces of the item code field.
  757.  
  758. When you return to the main menu, the query expression will be
  759. displayed in the Status box at the bottom of the screen to remind
  760. you that the only records that are active are those which meet the
  761. query expression.  You can toggle the filter (query expression) off
  762. by selecting Filter again from the main menu when you are finished
  763. working with the A99 records.
  764.  
  765. JUSTIFY: Select this option if you wish the right justified, left
  766. justified, or centered field data to match some value you are going
  767. to specify. An example of a situation in which you might use this
  768. capability would be where you suspect blank spaces might have been
  769. entered in the field, e.g., " A99" instead of "A99".  By specifying
  770. left justified here, and specifying EXACTLY EQUAL TO A99 at the
  771. next screen, you will get all the A99 records, even those where
  772. blanks might have been entered by mistake at the beginning of the
  773. field data.
  774.  
  775. CASE: Select this option if you wish the upper-cased, lower-cased,
  776. or properized (first letter capitalized) field data to match some
  777. value you are going to specify in the next step.
  778.  
  779. MOVE: Select this option if you want to move all the blank spaces
  780. in a field's contents to either the beginning or the end of the
  781. field data. "A99 123" would be treated either as " A99123" or
  782. "A99123 ", depending on which option you select.  You could then
  783. compare the result of that expression to some value you will
  784. specify in the next step.
  785.  
  786. ADD: Select this option if you wish to add or imbed particular
  787. characters in the query expression in order to compare that
  788. expression to some value you will specify in the next step.
  789.  
  790. SUBSTITUTE: Select this option if you want to have the filter
  791. substitute one string of characters for another string so that
  792. appropriate matching can take place against some value you will
  793. specify in the next step.
  794.  
  795. DIFFERENT: Select this option if you wish to have the filter
  796. convert characters to numeric or date format so that appropriate
  797. matching can take place against some value you will specify in the
  798. next step.
  799.  
  800. Page 20
  801.  
  802. Other appropriate options for expression building are presented
  803. when you select a numeric, date, logical, or memo field.
  804.  
  805. The basic idea is that the expression builder allows you to further
  806. define the field of data you want to use.  In the great majority of
  807. cases, you will not need to use the Expression Builder, but it is
  808. available as a tool which can be used if needed.
  809.  
  810. Page 21
  811.  
  812.                    APPENDIX C - REPORT WRITER
  813.  
  814. The Report Writer allows you to create custom reports, output the
  815. reports to printer or disk, and save the report specifications for
  816. future use.
  817.  
  818. The Report Writer menu displays 12 command options down the left
  819. side, a column which gives the column number, and five columns
  820. which show the report specifications. The command options are:
  821.  
  822.      Load REPORT: Select this option for a list of previously
  823.      defined and saved reports.  Highlight the report you want,
  824.      press Enter, and the all the specifications for the selected
  825.      report will be loaded into the Report Writer.  
  826.  
  827.      Create REPORT: Select this option to create a new report. When
  828.      you select this option, you will be asked to name the report.
  829.      After naming the report, you must select Edit REPORT to define
  830.      the new report.
  831.  
  832.      Edit REPORT: Select this option if you want to define a new
  833.      report you have just Created, or change a report you have just
  834.      Loaded.  
  835.  
  836.      When defining a new report you have just Created, the lite-bar
  837.      will be over column 1 of Column Contents. Press Enter to
  838.      display a list of database fields.  Place the lite-bar over
  839.      the field you want to use in column 1 and press Enter.  The
  840.      name of the field you have selected will appear in the Column
  841.      Contents column. 
  842.  
  843.      Whether you are specifying the second column for a new report,
  844.      or editing an existing report you have Loaded, the editing
  845.      procedure is the same.
  846.  
  847.      Use the arrow keys to move the lite-bar to the Column
  848.      Contents, Column Title, Width, Pict, and Total columns. Use
  849.      the ENTER key to change the contents of a column. Use the
  850.      INSERT key to add a new column.  Use the DELETE key to delete
  851.      a column.  Use the ESCAPE key when finished editing.
  852.  
  853.      To Add:  To add a new column to the report, place the lite-bar
  854.      over the Column Contents column where you want to insert the
  855.      new column, and press Enter.  Select the desired field from
  856.      the list of fields which will be displayed. You will then be
  857.      asked to select one of two choices: (1) Use value contained in
  858.      database field: <field name>, or (2) Build extended expression
  859.      from field: <field name>.  Normally, you will want to select
  860.      the first choice.
  861. Page 22
  862.  
  863.      In some cases, however, you may want the column contents to
  864.      contain some modification of the field value selected.  If so,
  865.      select the second choice, and the Report Writer's Expression
  866.      Builder will appear.  See the Expression Builder section for
  867.      more information on using this feature.
  868.  
  869.      To Change: To change the contents of any of the five report
  870.      specification columns, use the arrow keys to place the lite-
  871.      bar over the item you want to change, and press Enter.
  872.  
  873.      If you are changing an item in the Column Contents column, you
  874.      will be given two choices: (1) Pick New Value for this column,
  875.      and (2) Extend with Expression Builder.  If you select the
  876.      first choice, you will be presented with the same choices as
  877.      discussed above when adding a new column. If you select the
  878.      second choice, you will be presented with the Expression
  879.      Builder.
  880.  
  881.      If you are changing an item in the Column Title column, you
  882.      will first be asked to specify the column width, and will then
  883.      be asked for the new title. The Column Title column initially
  884.      contains the name of the field you have selected.
  885.  
  886.      The Width column shows how wide the column is. If you want to
  887.      change the width of a column, select this item and enter a new
  888.      column width.  The default is the width of the field.  
  889.  
  890.           Important note: You will probably want to increase the
  891.           default column size for numeric fields if you are
  892.           totaling the column. If you don't, the column may not be
  893.           wide enough to display the totaled values.  
  894.  
  895. Page 23
  896.  
  897.      The Pict column lets you specify a picture, or mask, for
  898.      numeric fields.  If you edit a numeric field's picture, you
  899.      will see the following:
  900.  
  901.      Picture:  9999999.99
  902.  
  903.      9   A number
  904.      .   Position of the decimal point.
  905.      ,   Inserts a comma
  906.      *   Inserts asterisks for leading blanks
  907.      $   Inserts $ signs for leading blanks
  908.      @(  Encloses negatives in parentheses.
  909.      @B  Left justifies numbers
  910.      @C  Displays CR after a positive number
  911.      @X  Displays DB after a negative number
  912.      @Z  Displays spaces instead of zeros if =0
  913.  
  914.      The 9, period, comma, etc. are  referred to as template
  915.      symbols.
  916.  
  917.      Examples may help.  If you wish the numeric field to display
  918.      its numbers with commas inserted at the proper places, you
  919.      would enter 999,999,999.99 in the picture clause.  77654.33
  920.      would be displayed as 77,654.33.  100022345 would be displayed
  921.      as 100,022,345.00.  
  922.  
  923.      Template symbols may be combined in the picture clause. For
  924.      example, enter @( 999,999.99 in the picture clause to display
  925.      negative comma-formatted numbers in parenthesis. Note the
  926.      space between the @( template symbol and the 999,999.99
  927.      template symbol.
  928.  
  929.      Finally, you may edit the Total column if you want the Report
  930.      Writer to total your numeric field columns.
  931.  
  932.      Delete Report: Select this option to delete previously saved
  933.      reports.
  934.  
  935.      Headers/Footers: Select this option to enter page titles
  936.      and/or page footers.
  937.  
  938.      Filtering: Select this option to set a filter, i.e., specify
  939.      the criteria which records have to meet in order to be
  940.      included in the report. See the Query Builder section for a
  941.      full discussion of how to specify a filter condition using the
  942.      Query Builder.
  943.  
  944. Page 24
  945.  
  946.      Grouping Order: This option is only available if the database
  947.      has an active index.  You can find out if you have an active
  948.      index by choosing Grouping Order from the command list, and
  949.      then selecting View current sort selection.  If there is no
  950.      active index, the report writer will tell you.
  951.  
  952.      You may use this option to have the report writer group your
  953.      data into major and secondary groups. A group change is a
  954.      point where a change takes place in one of the keys in an
  955.      indexed database. Report subtotals will be printed at a group
  956.      change. 
  957.  
  958.      If your database has one or more active indexes, the report
  959.      writer will present a menu of index choices.  Pick the index
  960.      you want to use for the report.
  961.  
  962.      Next, the report writer will ask you if you want to select a
  963.      major group from the index key. If you answer Yes, the report
  964.      writer will present a menu of major group choices based on the
  965.      index you have chosen to use.  For example, if your index is
  966.      based on the expression LNAME + FNAME, the menu will show two
  967.      choices:
  968.  
  969.                          LNAME
  970.                          LNAME+FNAME
  971.  
  972.      If you select the full expression (LNAME+FNAME), the report
  973.      writer will not ask you if you want to use a secondary group.
  974.      If you select LNAME, the report writer will ask you if you
  975.      want to select a secondary group from the index key.  If you
  976.      answer Yes, the report writer will present a menu of choices
  977.      based on the unselected portion of the index expression.  In
  978.      the example we are using, the menu would consist of the single
  979.      choice FNAME. 
  980.  
  981.      If this seems confusing, don't worry. Experiment with it a
  982.      little by producing sample reports, and you will quickly see
  983.      how it works.
  984.  
  985. Page 25
  986.  
  987.      Other Options: Select this option to customize the look of
  988.      your report. There are five categories within this option:
  989.  
  990.           Page Dimensions: Use the choices in this category to set
  991.           the desired page length, page width, top margin, and left
  992.           margin.
  993.  
  994.           Group Headers and Totals: Use the choices in this
  995.           category to give the major or minor groups, if any, a
  996.           title.  The default titles are Major Group: and Minor
  997.           Group:.  You can also select any underlining characters
  998.           you may want to use for the gropu headers and totals.
  999.  
  1000.           Eject (new page) Options: Use the choices in this
  1001.           category to specify how you want the report writer to
  1002.           eject pages.
  1003.  
  1004.           Separator Characters: Use the choices in this category to
  1005.           specify separator lines and characters for titles,
  1006.           individual detail lines, columns, etc.
  1007.  
  1008.           Miscellaneous Options: Use the choices in this category
  1009.           to specify whether you want to include a standard two
  1010.           line header on each page consisting of the page #, date,
  1011.           and time.  You can also specify whether you want a full
  1012.           or summary report.  You would use a summary report
  1013.           primarily for numeric reports where the major group
  1014.           totals were all you were interested in.
  1015.  
  1016.           The printer setup and exit codes allow you to send
  1017.           printer control codes to the printer at the beginning and
  1018.           end or the report.  For example, if you are working with
  1019.           an Epson dot matrix printer, and want to print a report
  1020.           in condensed print, you would enter 15 as the setup code
  1021.           and 18 as the exit code.  Printer control codes vary
  1022.           widely from printer to printer.  
  1023.  
  1024.           Unless you are very familiar with the printer control
  1025.           codes used by your printer, you will normally leave the
  1026.           printer setup and exit codes blank. Leaving them blank
  1027.           means that the printer will print in whatever font the
  1028.           printer is currently set for.
  1029.  
  1030.      Print Report: Select this option to send the report to the
  1031.      printer or to a disk file.  We suggest using the disk file
  1032.      option until you are sure you have the report just the way you
  1033.      want it, since the disk file option displays the report on the
  1034.      screen while also writing to the disk.  You can see right away
  1035.      whether the report looks the way you want it to.  
  1036. Page 26
  1037.  
  1038.      You can suspend or quit report production by pressing the Esc
  1039.      key at any time.
  1040.  
  1041.      If you tell the report writer to prepare a disk file, you will
  1042.      be prompted for a file name.
  1043.  
  1044.      Report Status: Select this option to see a summary of the
  1045.      total configuration being used by the report writer.
  1046.  
  1047. Page 27
  1048.  
  1049.              ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS
  1050.  
  1051. Robert K. Summers is a member of the Association of Shareware
  1052. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  1053. principle works for you.  If you are unable to resolve a shareware-
  1054. related problem with an ASP member by contacting the member
  1055. directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can help you
  1056. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not
  1057. provide technical support for members' products.  Please write to
  1058. the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a
  1059. Compuserve message via Compuserve Mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  1060.  
  1061. Page 28
  1062.  
  1063.                       IMPORTANT FINAL NOTE
  1064.  
  1065.           WE ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA.
  1066.  
  1067. Please make regular backup copies of your records to protect
  1068. against accidental erasures or system malfunction. Your records are
  1069. in the file called PROJECTS.DBF.  Memo field data is in the file
  1070. called PROJECTS.DBT. These two files must be backed up at the same
  1071. time.
  1072.  
  1073. In addition to the DOS backup.com and restore.com programs which
  1074. come free with each copy of DOS, there are several commercial
  1075. programs available for saving and restoring copies of your records.
  1076. These include Fastback Plus, PC Tools Deluxe, and Norton Utilities.
  1077.  
  1078. Should you ever need to restore backed-up files, please reindex
  1079. your records (Services Menu) after restoring.
  1080.  
  1081. Page 29
  1082.  
  1083.                         TECHNICAL SUPPORT
  1084.  
  1085. We will be glad to help with any problems you may have.
  1086.  
  1087. You may contact us for technical support by:
  1088.  
  1089.      -Compuserve E-Mail at 72357,2034 - 24 hours a day.
  1090.  
  1091.      -FAX at 703-534-1726 - 24 hours a day.
  1092.  
  1093.      -Voice at 703-534-1726. Late afternoon EST is best.
  1094.  
  1095.      -Answering machine at 703-534-1726 - 24 hours a day.
  1096.  
  1097.      -Mail at:
  1098.  
  1099.           RKS Software, Inc.
  1100.           3820 N. Dittmar Road
  1101.           Arlington, VA 22207-4565
  1102.  
  1103.  
  1104. Page 30
  1105.  
  1106.                   TASK MASTER REGISTRATION FORM
  1107.  
  1108.  
  1109. My $35 registration fee is enclosed.  I understand that this
  1110. entitles me to immediately receive:
  1111.  
  1112.      -a free registered copy of the most recent version of Task
  1113.      Master.
  1114.  
  1115.      -technical support as described in this User Manual.
  1116.  
  1117.      -discounts on future upgrades of Task Master.
  1118.  
  1119. ( __ Only $25 enclosed. I am a currently registered owner of
  1120. version ___ )
  1121.  
  1122.  
  1123. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  1124.  
  1125.  
  1126. TO:                           FROM:
  1127.  
  1128. RKS Software, Inc.            Name: 
  1129. 3820 N. Dittmar Rd.
  1130. Arlington VA 22207-4565    (Title): 
  1131.  
  1132.                          (Company): 
  1133.  
  1134.                            Address: 
  1135. Today's
  1136. date: ___________       City,State: 
  1137.  
  1138.                           Zip Code:
  1139.  
  1140.                       Phone Number:
  1141.